긴급한 행사에서 더 중요해지는 것은 장비의 수가 아니라, 연결된 운영입니다

행사 규모가 크고 주목도가 높을수록 현장 운영의 안정성에 대한 부담도 커집니다. FAIRPASS는 2026년 6월 8일, NVIDIA CEO 젠슨 황이 직접 참석한 서울대학교 ‘Build-a-Claw @ SNU’ 행사에서
약 1,000명의 사전등록부터 QR 체크인, 컬러 명찰 발급, 출입관리까지 입장 경험 전반을 수행했습니다. 저희에게 주어진 준비 기간은 단 일주일이었습니다.

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젠슨 황 NVIDIA CEO의 행사 현장 연설 영상

2026년 6월 8일 서울대학교에서 열린 ‘Build-a-Claw @ SNU’에 직접 참석한 젠슨 황 NVIDIA CEO

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일주일 안에 등록부터 현장 입장까지 연결하다

서울대학교 로보틱스연구소와 운영 범위 협의를 마친 직후, FAIRPASS는 행사 전용 사전등록 페이지를 개설했습니다.

참가자 정보 수집, 개인정보 동의, 등록 완료 안내를 설정하는 동시에 명찰 디자인, 키오스크 발급 화면, 현장 운영 동선을 함께 준비했습니다.

사전등록을 시작하자 예상보다 훨씬 빠른 속도로 신청자가 몰렸습니다.

불과 몇 시간 만에 약 1,000명이 등록하며 참가 신청이 조기에 마감됐습니다.

관심이 높은 행사일수록 등록과 입장이 짧은 시간에 집중됩니다. 따라서 전체 참가자 수뿐 아니라 다음 요소를 함께 설계해야 합니다.

• 특정 시간대에 도착하는 참가자 수 예측
• 입구와 대기 공간의 적정 규모
• 명찰 발급 이후의 이동 동선

약 1,000명의 참가자가 함께한 행사장 전경

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키오스크 6대와 유인 발급 장비 1대

FAIRPASS는 행사 당일 무인 명찰 발급 키오스크 6대와 유인 발급 장비 1대를 현장에 배치했습니다.

사전등록 참가자는 QR코드를 키오스크에 인식한 뒤, 자신의 정보와 행사 디자인이 반영된 컬러 명찰을 즉시 발급받았습니다.

참가자가 QR 확인 후 명찰을 발급받는 모습

이번 행사에서 FAIRPASS의 역할은 약 1,000명의 참가자가 원활하게 등록하고,
사전등록으로 신원이 확인된 사람만 명찰을 발급받아 행사장에 입장할 수 있도록 지원하는 것이었습니다.

키오스크는 참가자를 여러 동선으로 분산해 특정 발급 지점에 대기열이 집중되는 상황을 줄였습니다.
별도의 유인 창구에서는 QR코드 미지참, 참가자 정보 확인 및 수정, 초청 인플루언서 및 프레스, 명찰 재발급 등 예외 상황을 처리했습니다.

무인 키오스크가 일반적인 발급을 빠르게 처리하고, 운영 인력이 예외 상황에 집중함으로써 전체 입장 흐름을 안정적으로 유지할 수 있었습니다.

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현장에서 필요한 명찰만 즉석에서 발급하다

FAIRPASS는 참가자별 명찰을 미리 인쇄해 배열하지 않습니다.
사전등록 데이터와 행사 디자인을 연동한 뒤, 참가자가 현장에 도착했을 때 필요한 명찰을 즉시 발급합니다.

행사 메인 비주얼과 참가자 정보가 함께 적용된 명찰 앞면

NVIDIA와 서울대학교의 행사 아이덴티티가 반영된 명찰 뒷면

QR 확인부터 컬러 명찰 출력까지 이어지는 실제 발급 과정

이 방식은 다음 상황에 유연하게 대응할 수 있습니다.

• 행사 직전의 참가자 정보 변경
• 참가자 유형별 명찰 디자인 적용
• 현장 등록 및 재발급 처리

참석하지 않은 참가자의 명찰을 미리 제작하지 않아 불필요한 출력과 폐기도 줄일 수 있습니다.

명찰은 단순한 이름표가 아닙니다. 참가자가 행사장에서 처음 만나는 공식적인 브랜드 접점이자, 행사에 대한 기대와 소속감을 형성하는 경험의 일부입니다.

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기술이 보이지 않을 때 참가자는 행사에 집중할 수 있습니다

젠슨 황 CEO가 직접 참석한 이번 행사는 높은 관심만큼 현장 운영의 안정성과 정확성이 중요했습니다.

젠슨 황 CEO와 함께하는 현장의 뜨거운 열기 느껴지시나요?

참가자에게는 행사가 얼마나 촉박하게 준비됐는지가 보이지 않습니다.
참가자는 등록하고, 명찰을 발급받고, 행사장에 들어가는 과정이 자연스럽게 이어지기를 기대합니다.

FAIRPASS가 추구하는 좋은 행사 운영은 기술과 장비를 눈에 띄게 만드는 것이 아닙니다.

참가자가 시스템을 의식하지 않을 만큼 빠르고 매끄러운 입장 경험을 만드는 것입니다.

이를 위해 사전등록 데이터, QR 확인, 명찰 발급, 예외 대응, 출입관리가 하나의 흐름으로 연결돼야 합니다.

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이번 현장에서 확인한 세 가지 운영 원칙

등록 데이터와 현장 시스템은 하나로 연결돼야 합니다

등록 데이터와 명찰 발급 시스템이 분리되면 행사 직전의 변경사항이 반영되지 않거나, 데이터를 재정리하는 과정에서 오류가 발생할 수 있습니다.
등록과 현장 발급을 연결하면 참가자 확인부터 명찰 출력까지의 단계를 줄일 수 있습니다.

장비 수보다 참가자의 흐름을 먼저 설계해야 합니다

키오스크를 많이 배치하는 것만으로 대기열이 해결되지는 않습니다. 참가자의 예상 도착 시간, 입구와 대기 공간, 발급 후 이동 방향, 예외 참가자 응대 위치를 함께 설계해야 합니다.

무인 운영에도 사람의 대응은 필요합니다

모든 참가자가 동일한 방식으로 입장하지는 않습니다. 무인 키오스크가 일반적인 발급을 빠르게 처리하고, 운영 인력이 예외 상황에 집중할 때 효율성과 서비스 품질을 함께 높일 수 있습니다.

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1,000명의 운영 경험이 다음 논의로 이어졌습니다

행사 종료 후 서울대학교 로보틱스연구소는 촉박한 일정과 행사 직전의 변경사항에도 현장을 안정적으로 지원한 FAIRPASS 팀에 감사의 피드백을 전했습니다.

이번 행사를 계기로 내년에 개최 예정인 약 1만 명 규모의 국제행사에 대한 서비스 제공 논의도 이어가고 있습니다.
아직 최종 확정된 프로젝트는 아니지만, 1,000명 규모 행사를 안정적으로 운영한 경험이 더 큰 국제행사를 논의할 수 있는 신뢰로 연결됐다는 점에서 의미가 있습니다.

긴급한 행사일수록 검증된 기술과 현장을 이해하는 운영 역량이 함께 필요합니다.
FAIRPASS는 참가자가 행사에 도착해 등록하고, 명찰을 받고, 입장하는 순간까지를 끊김없이 하나의 흐름으로 연결합니다.

더 빠른 입장, 더 매끄러운 운영. FAIRPASS는 행사의 첫 경험을 설계합니다.